Quy trình cấp giấy phép lao động
Quy trình cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài
Doanh nghiệp tuyển dụng người nước ngoài cần kiểm tra đúng vị trí công việc, hình thức làm việc và trường hợp áp dụng trước khi chuẩn bị hồ sơ. Từ ngày 07/08/2025, quy trình cấp giấy phép lao động được thực hiện theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Một điểm thay đổi quan trọng là doanh nghiệp không còn thực hiện riêng hai bước xin chấp thuận nhu cầu và đề nghị cấp giấy phép như quy trình cũ. Nội dung giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp work permit hiện được tích hợp trong Mẫu số 03.
Bài viết dưới đây hướng dẫn quy trình áp dụng cho trường hợp cấp mới thông thường. Hồ sơ thực tế có thể thay đổi theo vị trí, hình thức làm việc và tình trạng của người lao động.
Trước tiên cần xác định người lao động có phải xin work permit không
Không phải người nước ngoài nào làm việc tại Việt Nam cũng phải xin giấy phép lao động. Một số trường hợp thuộc diện không phải cấp giấy phép nhưng có thể vẫn phải thực hiện thủ tục xác nhận hoặc thông báo với cơ quan có thẩm quyền.
Doanh nghiệp cần kiểm tra:
- Quốc tịch và tình trạng của người lao động;
- Hình thức làm việc tại Việt Nam;
- Tổng thời gian dự kiến làm việc;
- Vị trí và lĩnh vực công việc;
- Tỷ lệ góp vốn nếu là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn;
- Đơn vị hoặc tổ chức cử người lao động sang Việt Nam;
- Điều ước quốc tế hoặc chương trình hợp tác liên quan.
Các vị trí được sử dụng lao động nước ngoài
Nhà quản lý
Là người quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp hoặc người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Giám đốc điều hành
Có thể là người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh hoặc người đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực, đồng thời đáp ứng yêu cầu về kinh nghiệm phù hợp.
Chuyên gia
Trường hợp thông thường cần có bằng đại học trở lên hoặc tương đương và ít nhất hai năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến tại Việt Nam.
Lao động kỹ thuật
- Được đào tạo ít nhất một năm và có ít nhất hai năm kinh nghiệm phù hợp; hoặc
- Có ít nhất ba năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí dự kiến.
Việc đặt tên chức danh trong hợp đồng không tự động quyết định nhóm vị trí. Cơ quan xử lý sẽ xem xét cả cơ cấu tổ chức, bằng cấp, kinh nghiệm và nội dung công việc thực tế.
Hồ sơ cấp giấy phép lao động gồm những gì?
1. Mẫu số 03 của người sử dụng lao động
Đây là văn bản giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động.
Doanh nghiệp cần kê khai chính xác thông tin người sử dụng lao động, vị trí, lĩnh vực, hình thức làm việc, địa điểm, thời hạn và thông tin người lao động.
2. Giấy khám sức khỏe
Giấy khám sức khỏe phải do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp, trừ trường hợp kết quả đã được kết nối và chia sẻ theo quy định.
Giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế nước ngoài cấp chỉ được sử dụng khi có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau; thời hạn sử dụng không quá 12 tháng kể từ ngày cấp.
3. Hộ chiếu còn thời hạn
Thông tin trên hộ chiếu phải thống nhất với các tài liệu khác trong hồ sơ.
4. Phiếu lý lịch tư pháp
Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận tương đương phải được cấp không quá sáu tháng tính từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ.
5. Hai ảnh màu 4 x 6 cm
Ảnh sử dụng phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần và không đeo kính.
6. Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc
Tài liệu áp dụng phụ thuộc vào việc người lao động thực hiện hợp đồng lao động, di chuyển nội bộ, thực hiện hợp đồng hoặc thỏa thuận, cung cấp dịch vụ, được điều chuyển hoặc tham gia dự án.
7. Giấy tờ chứng minh vị trí công việc
Tùy vị trí, hồ sơ có thể gồm bằng cấp, chứng chỉ đào tạo, xác nhận kinh nghiệm, quyết định bổ nhiệm, điều lệ doanh nghiệp hoặc tài liệu về cơ cấu tổ chức.
Giấy tờ nước ngoài cần xử lý như thế nào?
Các giấy tờ do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định pháp luật.
Sau khi hợp pháp hóa, giấy tờ phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực. Doanh nghiệp nên kiểm tra tên, chức danh, thời gian làm việc và chủ thể ký trước khi thực hiện.
Quy trình cấp giấy phép lao động mới nhất
Bước 1: Kiểm tra trường hợp áp dụng
Xác định người lao động cần xin giấy phép, xin xác nhận không thuộc diện cấp hay chỉ phải thông báo.
Bước 2: Xác định vị trí công việc
Đối chiếu chức danh với nhóm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.
Bước 3: Lập danh mục hồ sơ
Tách rõ tài liệu do doanh nghiệp chuẩn bị và tài liệu người lao động phải cung cấp.
Bước 4: Hợp pháp hóa và dịch thuật
Thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự đối với tài liệu nước ngoài nếu không thuộc trường hợp được miễn.
Bước 5: Hoàn thiện Mẫu số 03
Người sử dụng lao động kê khai nhu cầu tuyển dụng và nội dung đề nghị cấp giấy phép lao động trên cùng một biểu mẫu.
Bước 6: Nộp hồ sơ
Trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động dự kiến bắt đầu làm việc, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động.
Hồ sơ có thể nộp trực tuyến, trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua đơn vị được ủy quyền.
Bước 7: Theo dõi kết quả
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền xem xét nhu cầu và thực hiện cấp giấy phép lao động.
Nếu không chấp thuận hoặc không cấp, cơ quan xử lý phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do trong thời hạn ba ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
Bước 8: Ký hợp đồng lao động
Đối với trường hợp làm việc theo hợp đồng lao động, hai bên phải ký hợp đồng bằng văn bản sau khi được cấp giấy phép và trước ngày dự kiến làm việc.
Cơ quan nào có thẩm quyền cấp giấy phép lao động?
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động. UBND cấp tỉnh có thể phân cấp cho cơ quan khác thực hiện.
Doanh nghiệp cần kiểm tra cơ quan xử lý thực tế tại địa phương, không nên mặc định hồ sơ luôn được nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.
Thời hạn của giấy phép lao động
Thời hạn được xác định theo hợp đồng lao động dự kiến, văn bản cử sang, hợp đồng, thỏa thuận, thời hạn hoạt động của tổ chức hoặc tài liệu liên quan nhưng không quá hai năm.
Thời gian thực tế để hoàn thành hồ sơ
Thời hạn 10 ngày làm việc chỉ là thời gian cơ quan có thẩm quyền xem xét khi đã nhận đủ hồ sơ.
Doanh nghiệp còn cần dự trù thời gian xin lý lịch tư pháp, khám sức khỏe, xin bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, hợp pháp hóa, dịch thuật và bổ sung tài liệu.
Những lỗi thường gặp khi làm work permit
- Chưa kiểm tra trường hợp không thuộc diện cấp;
- Chọn sai vị trí công việc;
- Chuyên ngành và kinh nghiệm không phù hợp;
- Xác nhận kinh nghiệm không ghi rõ thời gian hoặc nội dung công việc;
- Dùng Mẫu 01/PLI, 02/PLI hoặc 11/PLI đã cũ;
- Thông tin giữa Mẫu số 03 và hộ chiếu không thống nhất;
- Lý lịch tư pháp quá sáu tháng;
- Giấy tờ nước ngoài chưa được xử lý đúng;
- Sử dụng giấy khám sức khỏe nước ngoài chưa đủ điều kiện;
- Khai thiếu địa điểm làm việc;
- Nộp hồ sơ quá sát ngày dự kiến làm việc.
Vietnam Work Permit hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào?
- Kiểm tra trường hợp áp dụng;
- Xác định vị trí và hình thức làm việc;
- Đối chiếu chức danh, bằng cấp và kinh nghiệm;
- Lập checklist hồ sơ;
- Hướng dẫn xử lý giấy tờ nước ngoài;
- Rà soát Mẫu số 03 và tài liệu kèm theo;
- Hỗ trợ thực hiện và theo dõi hồ sơ trong phạm vi dịch vụ.
Kết quả cấp giấy phép thuộc thẩm quyền của cơ quan nhà nước. Việc kiểm tra hồ sơ không đồng nghĩa với cam kết chắc chắn về kết quả.
Câu hỏi thường gặp
Quy trình cấp giấy phép lao động hiện nay có mấy bước?
Quy trình gồm kiểm tra trường hợp áp dụng, xác định vị trí, chuẩn bị giấy tờ, xử lý tài liệu nước ngoài, hoàn thiện Mẫu số 03, nộp hồ sơ và nhận kết quả.
Có cần xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài riêng không?
Nghị định 219/2025/NĐ-CP đã tích hợp nội dung giải trình nhu cầu và đề nghị cấp giấy phép trong Mẫu số 03.
Hồ sơ phải nộp trước bao nhiêu ngày?
Doanh nghiệp nộp trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày người lao động dự kiến bắt đầu làm việc.
Cơ quan giải quyết mất bao lâu?
Thời hạn xem xét là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
Có tiếp tục sử dụng Mẫu 11/PLI không?
Không. Hồ sơ cấp mới theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP sử dụng Mẫu số 03.
Bằng cấp và xác nhận kinh nghiệm có phải hợp pháp hóa không?
Giấy tờ do nước ngoài cấp thường phải hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt và chứng thực, trừ trường hợp được miễn.
Người lao động có thể làm việc trước khi được cấp work permit không?
Người lao động thuộc diện phải có giấy phép không nên bắt đầu làm việc trước khi được cấp.
Giấy phép lao động có thời hạn bao lâu?
Thời hạn được xác định theo hợp đồng hoặc tài liệu liên quan nhưng tối đa không quá hai năm.
Cần kiểm tra hồ sơ giấy phép lao động?
Doanh nghiệp có thể gửi thông tin về vị trí, bằng cấp, kinh nghiệm và hình thức làm việc cho Vietnam Work Permit để được kiểm tra sơ bộ.
Liên hệ tư vấn giấy phép lao động
Để biết thêm chi tiết quý khách hàng liên hệ:
CÔNG TY TNHH DU LỊCH & PTTM QUỐC TẾ VIỆT
- Địa chỉ: Tầng 2 số 158 Phan Kế Bính,Cống Vị, Ba Đình, TP.Hà Nội
- Điện thoại: 024.37.369.369
- Phụ trách dịch vụ visa, thẻ tạm trú: 0977.583.086
- Phụ trách thủ tục giấy phép lao động: 0868.29.18.18
- Email: info@vitravel.vn - visa@vitravel.vn
_w82_h66_c.jpg)
